Checkliste Vorstandssitzung

Die Vorstandssitzung naht. Gar nicht so einfach für Sie als Assistentinnen der Geschäftsführung, einen kühlen Kopf zu bewahren. Schließlich müssen Sie als Organisationsverantwortliche dafür sorgen, dass vom Betreten des Raums bis zum Ende der Sitzung ein positiver Gesamteindruck erzeugt wird und neben den Pflichten auch die Freuden nicht zu kurz kommen.
So darf Ihr Chef z. B. nicht hungrig oder durstig bleiben. Um Ihnen die Vorbereitung der Vorstandssitzung zu erleichtern, haben wir für Sie eine Checkliste erstellt.

1. Vorstandssitzung inhaltlich vorbereiten
      • Wer leitet die Vorstandssitzung?
      • Zeitrahmen festlegen und Prioritäten setzen
      • Agenda mit Ordnungspunkten erstellen
      • Gesprächszeiten zu jedem Ordnungspunkt definieren
      • Protokollant ernennen
      • Moderation bzw. Zeitwächter bestimmen
      • Protokoll und Beschlüsse ablegen
      • Offene Aufgaben erneut in die Agenda für nächste Sitzung aufnehmen
         
        Extra Tipp: Gibt es sonst etwas, auf das Sie achten müssen: hatte jemand Geburtstag, ein Jubiläum oder gelten jemandem besondere Grüße?
2. Einladungen versenden
      • Welche Personen sollen eingeladen werden?
      • Einladungen termingerecht mindestens 1 Woche vorher per Mail versenden
      • Ort und Zeitrahmen angeben (Kalenderfunktion)
      • Vorschlag zur Agenda angeben, ggfs. Ziel definieren
      • Protokoll der letzten Sitzung, Beschlüsse und Vorab-Informationen anhängen
      • Falls vorhanden: Kooperationspartner oder Gastreferenten einladen
Extra Tipp: Vermitteln Sie jedem Teilnehmer, dass er willkommen ist!
3. Catering und Getränke vorbereiten
      • Geeigneten Catering-Partner finden und beauftragen, z. B. auf www.lemoncat.de, wo man Caterer online buchen kann
      • Umfang und Art des Caterings abstimmen (Fingerfood, Buffet und/oder Außer-Haus-Lunch)
      • Denken Sie auch an eine gesunde oder vegetarische Alternative!
      • Getränke und Erfrischungen aussuchen (Kaffee, Tee, Säfte, Smoothies usw.)
      • Falls nötig: Service-Personal hinzu buchen (An- und Aufbau)
Extra Tipp: Suchen Sie einen Catering-Partner, bei dem Sie alles schnell und unkompliziert aus einer Hand bekommen. Das spart Zeit.
4. Raum vorbereiten
      • Hat jeder Teilnehmer genügend Platz am Tisch?
      • Ist eine ausreichende Belüftung vorhanden?
      • Fühlt sich die Raumtemperatur angenehm an?
      • Ist die Sitzordnung ideal?
      • Wie bequem sind die Stühle?
      • Ist die Beleuchtung ausreichend, auch ohne Tageslicht?
      • Werden Hilfsmittel, Materialien oder Medien benötigt (Beamer, Adapter, Flipchart etc.)?
Extra Tipp: Kümmern Sie sich um die Dekoration. Frische Blumen oder Obst schaffen ein positives Umfeld.

 

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Posted by:katjaeichler